Politique de confidentialité

Version en vigueur à la date du 7 mars 2025‍

1. Préambule

WEBYN est soucieuse de protéger au mieux la vie privée des visiteurs de son site Internet accessible à l’adresse https://www.webyn.ai/ (le « Site ») et des utilisateurs du service WEBYN (le « Service WEBYN »), et met tout en œuvre dans ce cadre. WEBYN s’engage en particulier à assurer un niveau de protection des données personnelles en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), incluant toutes législations et règlementations françaises mettant en œuvre, complétant ou remplaçant le RGPD le cas échéant.

WEBYN, société par actions simplifiée au capital social de 20 000 euros, dont le siège social est situé au 11 bis rue Gramme, 92270 Bois-Colombes, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 949 963 136 (« WEBYN »), collecte et traite des données personnelles relatives aux Visiteurs du Site et aux Utilisateurs du Service WEBYN. Les Visiteurs désignent les personnes physiques se connectant au Site et utilisant le Site, sans avoir souscrit un abonnement au Service WEBYN, et ayant communiqué leurs données personnelles à WEBYN par le biais de la page « Démo ». Les Utilisateurs désignent les personnes physiques salariés du client de WEBYN, personne morale, qui a souscrit au Service WEBYN (le « Client »), soit des personnes physiques sous la responsabilité du Client. Afin que les Utilisateurs accèdent et utilisent le Service WEBYN, le Client doit avoir signé le Contrat de WEBYN.

Les Visiteurs et les Utilisateurs sont collectivement désignés les « Personnes Concernées ».

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») décrit les modalités de collecte et de traitement des données personnelles relatives aux Personnes Concernées. WEBYN l’a souhaitée claire et accessible, afin que les Personnes Concernées comprennent aisément comment WEBYN utilise leurs données personnelles. Pour toute question, les Personnes Concernées peuvent contacter WEBYN par email à l’adresse dpo@webyn.ai.

2. Quelles sont les données personnelles qui sont collectées par WEBYN ?

WEBYN collecte les données personnelles suivantes des Visiteurs, directement auprès d’eux, lorsque le Visiteur remplit le formulaire de demande de démonstration accessible sur l’onglet « Démo » du Site :

les données relatives à leurs identités : nom et prénom ;
leurs coordonnées professionnelles de contacts : téléphone et email ;
le contenu de la demande.

WEBYN collecte également les données personnelles suivantes des Visiteurs, directement auprès d’eux, lorsque le Visiteur clique sur l’onglet « Simulateur de ROI » :

les données relatives à leurs identités : nom et prénom ;
leurs coordonnées professionnelles de contacts : email ;
adresse web du site Internet de l’entreprise concernée.

WEBYN collecte les données personnelles suivantes des Utilisateurs, directement auprès d’eux, au moment de leur inscription au Service WEBYN :

les données de connexion : login, mot de passe (le mot de passe, s’il est collecté, est ensuite chiffré de manière non réversible et non collecté en tant que tel) et adresse email ;
les données relatives à leur identité : nom et prénom ;
leurs coordonnées de contacts : téléphone, email.

D’autres données sont collectées directement auprès de chaque Utilisateur pendant la durée de l’utilisation de du Service WEBYN, ou lorsque l’Utilisateur participe à un événement virtuel ou accepte d’être enregistré lors d’une réunion téléphonique ou audio.

Les données collectées pour l’exécution des conditions générales d’utilisation, le respect de nos obligations légales ou réglementaires, ou celles qui conditionnent la conclusion des conditions générales d’utilisation doivent obligatoirement être fournies. A défaut, WEBYN ne sera pas en mesure de mettre à disposition les fonctionnalités du Site et des Services WEBYN.‍

3. Pour quelles finalités et selon quels fondements légaux WEBYN collecte les données personnelles des Personnes Concernées, et pour quelle durée WEBYN conserve-t-elle les données ?

WEBYN collecte les données personnelles des Personnes Concernées listées à l’article 2 afin de leur fournir le meilleur service possible. Le tableau ci-dessous permet aux Personnes Concernées d’avoir une vue d’ensemble sur les modalités de traitement de leurs données personnelles dans le cadre de l’utilisation du Site et de leur inscription au Service WEBYN.

Finalités	Fondements légaux	Durée de conservation
Gestion et administration du compte du Client et mise à disposition du Service WEBYN aux Utilisateurs	Exécution du contrat conclu entre le Client et WEBYN, à savoir le contrat d’abonnement au Service WEBYN	Durée de l’inscription du Client ; les données sont ensuite archivées pendant la durée de la prescription légale
Gestion de la relation contractuelle avec le Client et les Utilisateurs (validation de l’inscription du Client et des Utilisateurs, fourniture du support, prestations de formation et d’assistance auprès des Utilisateurs, recouvrement des impayés)	Exécution du contrat conclu entre le Client et WEBYN, à savoir le contrat d’abonnement au Service WEBYN	Durée de l’inscription du Client ; les données sont ensuite archivées pendant la durée de la prescription légale
Obligations comptables et fiscales	Respect d’une obligation légale de conservation des données	Durée légale prescrite pour la conservation des documents fiscaux et comptables
Gestion des pré-contentieux et contentieux	Intérêt légitime de WEBYN pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat	Durée de la prescription légale liée
Réalisation d’enquêtes de satisfaction afin d’améliorer le service fourni au Client et à ses Utilisateurs et à l’expérience des Personnes concernées sur le Site et en lien avec l’utilisation du Service WEBYN	Intérêt légitime de WEBYN afin d’améliorer le service fourni aux Utilisateurs et aux Visiteurs	Durée de l’inscription du Client ; les données sont ensuite archivées pendant la durée de la prescription légale
Gestion de l’abonnement à la newsletter	Exécution du contrat conclu entre le Client et WEBYN, à savoir le contrat d’abonnement au Service WEBYN	Durée de l’inscription du Client, les données sont ensuite archivées pendant la durée de la prescription légale
Prospection commerciale	Intérêt légitime de WEBYN afin d’adresser des offres adaptées aux besoins des Personnes Concernées	3 ans après un dernier contact avec le Visiteur et/ou l’Utilisateur ou toute autre durée requise par la loi
Prévention et lutte contre la fraude bancaire	Obligation légale ; Intérêt légitime de WEBYN	Durée de l’obligation légale

4. Qui sont les destinataires des données personnelles des Personnes Concernées ?

Les données personnelles collectées et traitées par WEBYN sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires ou catégories de destinataires suivants :

- Aux personnes physiques autorisées par WEBYN à traiter les données personnelles des Personnes Concernées, après avoir signé un accord de confidentialité, et notamment les employés de WEBYN ;

- Aux prestataires de services tiers auxquels WEBYN sous-traite tout ou partie des traitements effectués par WEBYN portant sur les données personnelles des Personnes Concernées, notamment :

l’hébergeur du Site et des données : Google Cloud Platform – France) ;
le prestataire d’emailing pour l’envoi de newsletters : Sendinblue (Brevo) – France et Hubspot – USA ;
le prestataire de services de paiement pour les opérations de paiement sécurisé en ligne : GoCardless – France ;
le prestataire de signature électronique : Hubspot – USA.

Les sous-traitants auxquels WEBYN fait appel présentent les garanties requises par la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. Les sous-traitants de WEBYN n’ont accès qu’aux seules données nécessaires à l'exécution de leurs prestations et ne sont pas autorisés à traiter les données des Personnes Concernées pour d’autres usages.

Au prestataire de paiement GoCardless qui agit en qualité de responsable de traitement distinct, afin de lui permettre de remplir ses obligations légales et réglementaires ;

Aux conseillers externes de WEBYN : avocats, comptables, commissaires aux comptes, etc., tenus à une obligation de confidentialité ;

Aux autorités : les données personnelles des Personnes Concernées pourront être divulguées aux autorités compétentes en application de la loi et/ou d’une décision de justice ;

A tout tiers en cas de fusion-acquisition, cession totale ou partielle d’actifs, changement de contrôle direct ou indirect, ou toute autre forme de restructuration mise en œuvre par WEBYN.

5. Droits des Personnes Concernées

Les Personnes Concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de leurs données personnelles, ainsi qu’un droit d’opposition et de limitation du traitement, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Les Personnes Concernées peuvent, à tout moment, s’opposer au traitement de leurs données à des fins de prospection commerciale ou conformément à la règlementation applicable.

Les Personnes Concernées peuvent adresser leur demande à WEBYN :

par écrit à l’adresse suivante : WEBYN, 11 bis rue Gramme Maison, 92270 Bois-Colombes ;
par e-mail à l’adresse : dpo@webyn.ai.

L’exercice des droits précités par les Personnes Concernées exige qu’elles justifient de leurs identités de manière claire, notamment au moyen d’une copie recto verso de leurs cartes identités.

Si les Personnes Concernées estiment que leurs droits n’ont pas été respectés, ils peuvent introduire une réclamation devant la Commission nationale informatique et libertés (CNIL), autorité compétente en France.

6. Transfert de données personnelles des Personnes Concernées hors Union européenne

Dans le cadre de la fourniture des services, les données personnelles des Personnes Concernées peuvent être transférées et traitées en dehors de l’Union Européenne, notamment aux États-Unis, où sont situés certains des prestataires tiers.

Dans ce cas, WEBYN s’assure que :

ils sont situés dans un pays considéré comme ayant un niveau de protection adéquat par l’Union Européenne en matière de données personnelles, ou
s’ils sont situés aux États-Unis : ils respectent les dispositions contractuelles garantissant un niveau de protection équivalent de vos données personnelles (telles que les clauses contractuelles types établies par la Commission européenne).

7. Modification de la Politique de Confidentialité

WEBYN se réserve le droit de modifier et/ou d’actualiser la présente Politique de Confidentialité, auquel cas la Personne Concernée en sera dûment informée. La Politique de Confidentialité révisée sera mise en ligne sur le Site avec indication de la dernière date de mise à jour.

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Politique relative aux cookies

WEBYN collecte et traite, par le biais de cookies et autres traceurs, des données personnelles relatives aux Visiteurs du Site et aux Utilisateurs du Service WEBYN. Les Visiteurs désignent les personnes physiques se connectant au Site et utilisant le Site, sans avoir créé un compte personnel, et ayant communiqué leurs données personnelles à WEBYN par le biais de la page « Démo ». Les Utilisateurs désignent les personnes physiques salariés du client de WEBYN, personne morale, qui a souscrit au Service WEBYN (le « Client »), soit des personnes physiques sous la responsabilité du Client. Afin que les Utilisateurs accèdent et utilisent le Service WEBYN, le Client doit avoir signé le Contrat de WEBYN.

La présente politique relative aux cookies (la « Politique de Cookies ») décrit les modalités de collecte, par le biais des cookies et autres traceurs, et de traitement, des données personnelles des Personnes Concernées.

Le traitement de données personnelles est mis en œuvre par la société WEBYN, société par actions simplifiée au capital social de 20 000 euros, dont le siège social est situé au 11 bis rue Gramme, 92270 Bois-Colombes, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 949 963 136 (« WEBYN »).

1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé par les serveurs du Site ou sous le contrôle de WEBYN, et stocké localement par le navigateur dans un espace dédié du disque dur ou du terminal de la Personne Concernée (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil connecté à un réseau de communications électroniques), lors de la consultation d’un contenu publié sur le Site ou d’une publicité en ligne.

Le fichier ne peut être lu que par son émetteur, à savoir WEBYN, à qui il permet, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné, à chaque fois que ce terminal accède à un contenu comportant des cookies dudit émetteur.

Les cookies permettent à WEBYN d’enregistrer des informations sur la navigation et le parcours de la Personne Concernée sur le Site et lors de l’utilisation du Service WEBYN.

Avant de mettre en place ces cookies, WEBYN sollicite le consentement de la Personne Concernée conformément à la loi, sauf exception.
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2. Quels cookies WEBYN utilise-t-elle ?

Les cookies purement techniques

Certaines des fonctionnalités du Site et du Service WEBYN ne pourraient pas fonctionner si WEBYN n’utilise pas certains cookies (les cookies techniques ou fonctionnels), qui sont indispensables afin de naviguer sur le Site et d’utiliser le Service WEBYN et de profiter de ses fonctionnalités. Dans ce cas, la loi n’impose pas à WEBYN de recueillir le consentement préalable de la Personne Concernée avant de déposer ces cookies.

Il s’agit notamment des cookies « session ID » ou « identifiants de session », dont la finalité est de permettre à l’Utilisateur de rester connecté pendant toute la durée de sa navigation sur le Site, sans avoir à saisir à nouveau son login et son de passe. Ces cookies permettent également à l’Utilisateur de se reconnecter sur le Site sans avoir à saisir de nouveau son login et mot de passe.

Les autres cookies

Hormis les cookies purement techniques, nécessaires à la fourniture du Service WEBYN, WEBYN met en œuvre, après avoir obtenu le consentement préalable des Personnes Concernées, des cookies de performance et de mesure d’audience, des cookies ciblés ou cookies publicitaires, et des cookies de suivi de conversions, tel que plus amplement décrit à l’article 5.

Cookies provenant de sites tiers

Le Site peut contenir des liens renvoyant vers d’autres sites. WEBYN ne sait pas quels sont les cookies utilisés par ces sites. Pour en savoir plus, veuillez consulter les informations fournies par ces sites tiers sur leurs propres cookies.

3. Quelles sont les données collectées par le biais de cookies ?

WEBYN collecte, de manière indirecte par le biais de cookies, des données relatives à la navigation de la Personne Concernée, telles que :

les données d’identification : l’adresse IP de la Personne Concernée ;
l’identifiant du terminal : système d’exploitation utilisé, informations sur le type de navigateur et la version utilisés, fournisseur d’accès à Internet de la Personne Concernée ;
les données d’acceptation : les pages visitées, la durée des pages visitées.

Les données collectées ne sont pas utilisées par WEBYN afin de les recouper avec d’autres traitements de données.

4. Pour quelles finalités WEBYN dépose-t-elle des cookies ?

WEBYN collecte des données personnelles par l’intermédiaire de cookies et autres traceurs afin de comprendre comment les Personnes Concernées naviguent sur le Site et utilise le Service WEBYN, et afin d’obtenir des données à partir desquels WEBYN pourra améliorer l’expérience de navigation à l’avenir, adresser des offres personnalisées aux Personnes Concernées, identifier l’Utilisateur lorsqu’il accède à son compte, mesurer l’audience et la performance du Site et du Service WEBYN, mesurer le taux de conversion et l’impact des campagnes publicitaires mises en œuvre sur les réseaux sociaux, et effectuer des opérations de publicité ciblée.

Les finalités, les fondements légaux et les durées de validité sont décrits ci-après :

Finalités	Type de cookie	Fondements légaux	Durée de validité du consentement
Permettre au Client de s’inscrire sur le Site et de s’identifier lors de sa visite sur le Site (cookie « identifiant de session »)	Cookie strictement nécessaire à la fourniture du service demandé par le Client	Intérêt légitime	Pas de consentement requis
Analyse de la navigation de la Personne Concernée afin de comprendre son parcours, d’établir des statistiques pour mesurer l’audience du Site, d’évaluer la performance du service WEBYN et d’améliorer le contenu du Site, sur la base de statistiques de navigation anonymisées	Cookie de performance et de mesure d’audience Google Analytics	Recueil du consentement	13 mois
Analyse du suivi des conversions afin de faire le lien entre les actions marketing de WEBYN (newsletters ; emailing) et les actions spécifiques de la Personne Concernée sur le Site	Cookie de performance et de mesure d’audience (suivi des conversions) Hubspot	Recueil du consentement	13 mois

5. Qui sont les destinataires des cookies ?

Les informations collectées par le biais des cookies strictement nécessaires à la fourniture du service à la demande du Client ne sont pas communiquées à des tiers, à l’exception du prestataire d’hébergement du Site qui stocke l’ensemble des données.

Les informations relatives à la performance, la mesure d’audience et le suivi des conversions peuvent être utilisées par WEBYN ou par un tiers. Les destinataires des données collectées par les cookies sont Google et Hubspot, chacun pour les données qui les concernent.

Les données collectées par le biais des cookies peuvent également être communiquées :

Aux personnes physiques autorisées par WEBYN à traiter ces données, après avoir signé un accord de confidentialité, et notamment les employés de WEBYN ;
Aux conseillers externes de WEBYN : avocats, comptables, commissaires aux comptes, etc., tenus à une obligation de confidentialité ;
Aux autorités : en application de la loi, d’une réquisition judiciaire et/ou d’une décision de justice ;
A tout tiers en cas de fusion-acquisition, cession totale ou partielle d’actifs, changement de contrôle direct ou indirect, ou toute autre forme de restructuration mise en œuvre par WEBYN.

6. Que peut faire la Personne Concernée par rapport aux cookies ?

Dès lors que la Personne Concernée a accepté le dépôt des cookies, le navigateur Internet de la Personne Concernée transmet automatiquement à WEBYN des informations, telles que son adresse IP (Internet Protocol), la version du navigateur du terminal qu’elle utilise et son parcours sur le Site (pages visitées notamment).

La Personne Concernée peut à tout moment configurer son navigateur afin de recevoir une notification lorsqu’un cookie est déposé, ou s’opposer à l’utilisation des cookies.

Si la plupart des navigateurs sont paramétrés par défaut et acceptent l’installation de l’ensemble des cookies, la Personne Concernée a la possibilité, si elle le souhaite, de choisir d’accepter le dépôt de tous les cookies, de les rejeter systématiquement, ou encore de choisir ceux qu’elle accepte selon les finalités définies, et ceci en effectuant certains paramétrages. WEBYN attire l’attention de la Personne Concernée sur le fait qu’en s’opposant au dépôt de certains cookies, son expérience utilisateur pourrait s’en trouver dégradée.

WEBYN informe la Personne Concernée qu’elle peut à tout moment revenir sur son consentement en modifiant ces paramétrages.

Pour la gestion des cookies et des choix de la Personne Concernée, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra à la Personne Concernée de savoir de quelle manière modifier ses souhaits en matière de cookies :

Pour Internet Explorer 11 : https://support.microsoft.com/fr-fr/topic/description-des-cookies-ad01aa7e-66c9-8ab2-7898-6652c100999d
Pour Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
Pour Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en

Par ailleurs, désactiver les cookies de publicité ne signifie pas que la Personne Concernée ne recevra pas de publicité, mais simplement que cette publicité ne sera plus adaptée à ses intérêts.

7. Quels sont les droits des Personnes Concernées ?

WEBYN peut être amenée à demander aux Personnes Concernées leur consentement explicite pour traiter leurs données personnelles, tel que décrit à l’article 5. Dans ce cas, les Personnes Concernées peuvent, à tout moment, retirer leur consentement au traitement de leurs données mis en œuvre par WEBYN à des fins de publicité ciblée, publicité comportementale, mesures d’audience et suivi des conversions, comme expliqué à l’article 7.

Le retrait du consentement par une Personne Concernée n’aura aucun impact sur l’expérience proposée sur le Site en dehors du périmètre du traitement concerné.

Les Personnes Concernées peuvent adresser leur demande à WEBYN :

par écrit à l’adresse suivante : WEBYN, 11 bis rue Gramme Maison, 92270 Bois-Colombes ;

par e-mail à l’adresse : dpo@webyn.ai.

8. Quelle est la durée de conservation des données personnelles par WEBYN ?

WEBYN ne conserve les données collectées par le biais des cookies que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités énoncées à l’article 5, à savoir 25 mois.

Les données des Personnes Concernées sont par la suite archivées avec un accès restreint pour une durée supplémentaire afin de permettre à WEBYN de s’acquitter de ses obligations légales et/ou règlementaires en matière d’archivage et de conservation des données. A l’issue de cette durée supplémentaire, les données sont définitivement supprimées des bases de WEBYN.

9. Existe-t-il un transfert de données personnelles des Personnes Concernées à l’étranger ?

Sur recueil du consentement de la Personne Concernée, leurs données sont transférées à l’étranger, en particulier aux prestataires situés aux Etats-Unis qui fournissent à WEBYN des services de mesure d’audience, de suivi des conversions et de publicité ciblée. WEBYN met en œuvre les garanties nécessaires pour sécuriser ces transferts à l’étranger, notamment contractuelles, permettant d’assurer un niveau de protection adéquat à l’étranger.

10. Modification de la Politique de Cookies

WEBYN se réserve le droit de modifier et/ou d’actualiser la présente Politique de Cookies. La Politique de Cookies révisée sera mise en ligne sur le Site avec indication de la dernière date de mise à jour.

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